Date de publication : 24/08/2023
La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes.
Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, …
Forte de plus de 9 200 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d'habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).
La délégation ressources humaines et moyens généraux est composée de 900 agents, elle a pour objectif de participer activement aux enjeux de modernisation et d'exemplarité de la collectivité, en posant la responsabilité sociétale et environnementale au cœur de ses actions.
La fonction ressources humaines de la Métropole de Lyon est organisée de manière déconcentrée afin de répondre de manière optimum aux besoins des directions opérationnelles avec une direction des ressources humaines en charge de l'impulsion, de la coordination et du pilotage des dispositifs et campagnes transversale à la collectivité, et des services de ressources humaines de proximité en charge de la gestion quotidienne des agents pour ce qui concerne leurs carrière, paie et temps de travail.
Au sein de la direction des ressources humaines, la direction adjointe administration des ressources humaines pilote la politique RH en matière de rémunération, carrière, temps de travail.
Vos missions
- assurer l'orientation du public, l'accueil physique et téléphonique, gérer le courrier, suivre les circuits de signature des parapheurs dans un chrono, diffuser les informations (mailings, courriers papiers, etc…),
- organiser et planifier les réunions de la directrice adjointe et parfois des responsables de service (lorsque celles-ci demandent une organisation logistique spéciale),
- relire et corriger les notes, courriers et autres documents de la directrice adjointe et des responsables de service,
- centraliser, enregistrer et suivre la documentation produite par la direction adjointe (note de service, procédure, délibérations…),
- organiser l'arborescence informatique de la direction adjointe,
- élaborer, mettre à jour et proposer des documents types et formulaires (formalisme de documents et procédures) pour la direction adjointe,
- gérer les demandes de fournitures en lien avec les assistantes de la DRH,
- rédiger les courriers réponses auprès des huissiers/notaires,
- assurer la distribution des titres de transport TCL et RATP dans le cadre de la dotation globale des services de la Métropole,
- distribuer les titres restaurant et effectuer le lien entre les agents, les gestionnaires RH et le service Paie en cas de problèmes,
- organiser la vie professionnelle des responsables de service et de la directrice adjointe (gestion des agendas, rappel des informations et rendez-vous importants, préparation de supports et dossiers en vue des réunions…),
- organiser le réseau des responsables ARH et des gestionnaires RH en lien avec les chefs de projet et/ou les responsables de service,
- suivre les projets et l'activité de la direction (intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat, mettre en place et suivre les tableaux de bord de la direction),
- gérer les demandes informatiques et logistiques des nouveaux arrivants de la direction adjointe en lien avec le MOI,
- assister à certaines réunions avec l'équipe de direction en tant que secrétaire de séance,
- organiser des temps de convivialité,
- organiser le classement et l'archivage des dossiers de gestion courante du service ainsi que les dossiers individuels des agents en départ définitif (retraite, mutation, décès) en lien avec les gestionnaires retraites.
Vos connaissances et compétences
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point) et création de documents PDF,
- maîtrise de la messagerie électronique et des outils de gestion d'agenda (Outlook),
- connaissance du statut de la fonction publique et des ressources humaines.
Vos aptitudes et qualités
- discrétion professionnelle,
- rigueur, méthode et autonomie dans l'organisation et la planification du travail,
- qualités relationnelles et appétences pour le travail en équipe,
- sens du reporting,
- esprit d'initiative et réactivité,
- capacité d'anticipation et d'adaptation.
Conditions de travail
Lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du lac, 69003 Lyon
Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires :35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT).
Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- poste ouvert au télétravail selon organisation du service,
- prestations sociales : restaurant du personnel, aides à la mobilité et aux déplacements, accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales),
- conciergerie,
- accès à une offre de formation variée
- charte du droit à la déconnexion.
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